Dieser kurze Leitfaden fasst die ersten Schritte in ein komplexes Projekt für Entscheider zusammen. Strategische Internetprojekte sind kostenintensiv, und der potentielle Nutzen ist oft nur sehr vage schätzbar. Als Checkliste verwendet, sollte die Abarbeitung der untenstehenden Planungsschritte zu einer realistischen Entscheidungsvorlage führen.


Übersicht:
· Definition Zielgruppenspezifischer Anwendungen
· Priorisierung der geplanten Internet-Anwendungen
· Definition Geschäftsprozesse
· Prüfung der technischen Umsetzbarkeit
· Kosten- und Zeitplanung

(Die Beispiele beziehen sich auf Grosshandelsanwendungen)

Definition Zielgruppenspezifischer Anwendungen

Es macht keinen Sinn, sich mit Lösungsdetails zu befassen, bevor nicht die Anforderungen präzise formuliert sind. Die Ergänzung und/oder Verlagerung schon weniger Geschäftsprozesse ins Internet erfordert erhebliches und ganzheitliches Umdenken.

Erfahrungsgemäß kann eine neue web site nicht aus dem Boden gestampft werden, die Planungen müssen in ein Stufenkonzept passen. Neben der Definition der fachlichen Anforderungen müssen eine Vielzahl dem technischen Laien weitgehend unbekannter externer Faktoren berücksichtigt werden. Eine technische Beratung ist in allen Planungsphasen hilfreich, eine zu frühe Festlegung auf technische Details und Designmerkmale allerdings ist kontraproduktiv.

Primär ist festzulegen, welche Benutzergruppen angesprochen und welche Geschäftsprozesse jeweils abgedeckt werden sollen. Aus den daraus gewonnenen Anforderungsprofilen lässt sich ableiten, in welcher Umgebung die jeweilige Anforderung umgesetzt werden muss. Zwischen unterschiedlichen Anforderungen bestehen erhebliche Überlappungen, deshalb sollten auch in der (fernen) Zukunft denkbare Anwendungen berücksichtigt werden. Beispiel:

Zielgruppe
Geschäftsprozesse
Bereich

Mitarbeiter

Zugriff auf Dokumentationen, Ablaufbeschreibungen, etc.

Intranet[1]

Marketing, Entwickler

Test von Prototypen externer Bereiche

Intranet

Außendienst

Kundeninformationen, Statistiken, Verwaltung Aufträge etc. aus eigenem Verantwortungsbereich

Extranet[2] und web-basierende Windows-Applikationen

Interessenten

Präsentation Unternehmen, Produktlinien bis hin zu Produkten, Bereitstellen aktueller Artikel und Informationen, Interessentenbindung durch NewsLetter[3] etc., Routing von Endverbrauchern an den assoziierten Fachhandel

Internet[4]

Kunden

Verfügbarkeitsinformationen, Produktinformationen, Auftragsstati, Bestellabwicklung analog der im WWS[5] hinterlegten business logic, Bereitstellung Produktinformationen (Texte und MM[6]-Objekte wie Bilder), 24/7 Kommunikation

Extranet

Grosskunden

Übermittlung Aufträge und Rechnungen, Abruf Konditionen und Produktverfügbarkeiten ...

Div. EDI[7]-Lösungen wie EDIFACT und kundeneigene Schnittstellen

Lieferanten

Bestellabwicklung und Aufnahme/Verarbeitung von Rückmeldungen sowie anderer einkaufsbezogener Kommunikation

Extranet und EDI

...

 

 


Im zweiten Schritt werden die abzudeckenden Geschäftsprozesse separiert und funktionell grob umrissen. Beispiel Kunden-Extranet:

Geschäftsprozess
Beschreibung
Datenzugriff

Produkt- und Verfügbarkeits-Informationen

Hierarchischer Zugriff
- Produktlinie
- Modell
- Artikel mit Attribut/Status 'Lieferbar ab Lager' und Preis,
Stichwortsuche,
Verweise auf Alternativartikel

- Text in Sprache des Kunden
- Beschränkung im Kundenkontext gem. Alleinvertriebsvereinbarungen, gelistete Artikel etc.
- Zugeordnete Preise in Abrechnungswährung des Kunden

Bestellung

Auftragsannahme zur Nachbearbeitung im WWS (wg. Überprüfung auf (unstrukturiert) übergeordnete Staffelpreise sowie Aktions-/Spezialrabatte und Verfügbarkeit) ohne on-line Auftragsbestätigung

- Hinweise auf Überschreitung von Limits
- Einsteuern Liefervereinbarungen und Zahlungskonditionen

Auftragsstati

Anzeige offener und erledigter Aufträge des Kunden mit Bearbeitungsstatus auch auf Positionsebene (wie Teillieferungen)

On-line Abwicklung auftragsbezogener Nachfragen

Download Produktinformationen

Download-Links zu Produktbeschreibungen und Abbildungen/Videos mit Thumbnails[8]

 

...

 

 


Im dritten Schritt werden Überlappungen herausbearbeitet. Der erste Punkt in der obigen Tabelle beschreibt beispielsweise lediglich die funktionelle Erweiterung des Navigationsschemas und der Produktpräsentation aus der allgemein zugänglichen web site.

Überlappungen aus mehreren Geschäftsprozessen/Anwendungen (bezogen auf verwendete Daten sowie auch Funktionen) werden, auch für unterschiedliche Bereiche (z.B. Extranet und Internet), nur einmal realisiert und in Varianten verwendet. Dabei ist es technisch fast unerheblich, ob beispielsweise zuerst eine allgemeine Produktpräsentation entwickelt wird, die dann für die Verwendung im Kunden-Extranet erweitert wird, oder vice versa die allgemein zugängliche web site aus dem Kunden-Extranet heraus implementiert wird. Für die weitere Planung wichtig ist erst einmal nur das Erkennen der Überlappungen an sich.


Priorisierung der geplanten Internet-Anwendungen

Je grob umrissenem Geschäftsprozess wird eine Priorisierung aus unterschiedlichen Blickwinkeln vorgenommen. Beispiel Kunden-Extranet:

Geschäftsprozess
Interessenten-Generierung
Absatzsteigerung durch verbesserte Kundenbindung
Rationalisierung durch entfallende Doppelerfassungen und Durchsatz-Optimierungen
Image
Sonstiges

Produkt- und Verfügbarkeits-Informationen

Indirekter Effekt hoch

Hoch

Geringe Entlastung Telefonverkauf

Hoch

./.

Bestellung

Indirekter Effekt hoch

Hoch für kleine und mittlere Kunden, sowie Kunden in anderen Zeitzonen

Hoch für kleine und mittlere Kunden, für Großkunden unerheblich

Hoch

 

Auftragsstati

Indirekter Effekt hoch

Sehr hoch

Geringe Entlastung Telefonverkauf

?

 

Download Produktphotos

?

?

Hoch

?

Große Entlastung Marketing

...

 

 

 

 

 


Nach Eingang der Priorisierungen aus allen betroffenen Verantwortungsbereichen werden die Ergebnisse zusammengeführt und, soweit möglich, die Potentiale monetär bewertet. Hieraus lässt sich dann ein Phasenkonzept ableiten.

Als allererste Projektphase sollte eine kleine, möglicherweise sogar interne Anwendung bestimmt werden, da der erste Implementierungsansatz (nicht nur aus technischer Sicht) die Weichen für das Gesamtprojekt stellt, und anhand eines überschaubaren Teilprojektes frühzeitig Gaps zwischen Erwartungen und Implementierung erkannt und beseitigt werden können.

Definition Geschäftsprozesse

Wenigstens die höchstpriorisierten Geschäftsprozesse müssen nun fachlich, d.h. ablauforientiert aus Anwendersicht, im Kontext der Internetpräsenz näher beschrieben werden. Beispielsweise wird mit Rückgriff auf Bestellformulare, Kataloge und Masken des Warenwirtschaftssystems festgelegt, welche Daten der bestellende Kunde im Browser angezeigt bekommt, welche Eingaben er tätigen soll, welche Informationen aus der Datenbank dazugelesen werden müssen, und wie der weitere Ablauf nach ‚Ankunft’ der Bestellung im WWS aussehen soll. Soweit möglich, sollten jetzt Mengengerüste ermittelt (zumindest geschätzt) werden, z.B. Anzahl aktiver Artikel im Sortiment, Anzahl Aufträge pro Tag, Menge und Speicherbedarf von Produktphotos ...

Prüfung der technischen Umsetzbarkeit

Basierend auf der vorhandenen Infrastruktur ist nun ein Realisierungsplan zu erstellen, aus dem nicht nur Zeitaufwände, sondern auch Kosten für Fremdsoftware, Dienstleistungen und Erweiterung der Infrastuktur ersichtlich sind.

Aufgrund der Komplexität der technischen Umsetzung ist die Beachtung des KISS[9]-Prinzips oberstes Gebot. Technische Lösungen, die bereits im Anfangsstadium sehr ‚trickreich’ ausgeführt sind, führen in kürzester Zeit zu instabilen Systemen, die in ihrer Gesamtheit nicht mehr wartbar sind und verworfen werden müssen.

Anwender bevorzugen schlichte und dadurch performante sowie einfach zu navigierende web sites ohne jede Verspieltheit. In Deutschland und einigen anderen Ländern sind schnelle Internetzugänge die Regel, weltweit ist der Anteil an Breitband-Surfern jedoch immer noch verschwindend gering. Als Messlatte ist daher ein User mit analogem Modem (28/56k), 800*600-Monitor, deaktivem JS-Interpreter, ohne aktuelle plugIns und mit beschränkter Cookie-Akzeptanz immer noch adäquat. Lösungen, die weitergehende Anforderungen an den Client[10] stellen, sind für kommerzielle web sites i.d.R. nicht geeignet.

Bei der Entscheidung zwischen Alternativen wie Eigenentwicklung vs. Customizing von Standardsoftware sollten Kostenaspekte bis zu einem gewissen Grad strategischen Entscheidungen bzgl. den einzugehenden Abhängigkeiten von Dritten untergeordnet werden.

Kosten- und Zeitplanung

Bei Internetprojekten stecken Kostenfallen insbesondere in der Verknüpfung von Backend (WWS) und Frontends (im web browser ablaufende Seiten und Formulare), sowie in Schnittstellen und Aufgabenüberschneidungen zwischen WebDesigner[11], WebMaster[12] / SEO[13], NetzAdministrator[14], Fachabteilungen[15] und Backend-Softwareentwicklern[16].

Für den technischen Laien ist eine Abgrenzung der Verantwortlichkeiten kaum (eigentlich gar nicht) möglich, so dass –falls die Realisierung nicht aus einer Hand erfolgen kann- unbedingt auf klare Definition und Zuordnung der Aufgabenbereiche / Schnittstellen an möglichst wenige Verantwortungsträger zu achten ist. Jedes (Teil-)Angebot basiert auf Voraussetzungen aus anderen Gewerken, und ist in der Regel anbietersicher formuliert. Daraus ergeben sich im Projektverlauf regelmässig Überschreitungen von Budgets und Zeitplänen. Kosten- und risikomässig halbwegs überschaubar sind ausschließlich Internetprojekte, die nahezu vollständig und schnittstellenfrei aus dem Backend-System heraus realisiert werden können.

Bei der Zuordnung von Aufgaben und Verantwortlichkeiten sollte (falls nicht Personenidentität besteht) darauf geachtet werden, dass jeder Schuster bei seinen Leisten bleibt. Es macht z.B. überhaupt keinen Sinn (sprich: es wird unsäglich teuer und die web site wird in kürzester Zeit absolut unpflegbar und muss insgesamt verworfen werden), bei mehr als ein paar Dutzend Artikeln einem web designer Rohdaten des Sortiments zu übermitteln, die dieser dann in Produktpräsentationen (HTML[17]-Seiten mit Texten, Bilder und andere MM-Komponenten) umsetzt. Hier handelt es sich (trotz möglicherweise produktspezifischen Anforderungen an die Formatierung von Text sowie den Seitenaufbau) um strukturierte Daten, die viel besser in dynamischen scripts[18] aufbereitet werden können. In diesem Fall darf der web designer ausschliesslich das layout (overall look and feel) des Bereiches ‚Artikel-Seite’ liefern, die vom Benutzer abgerufene Seite wird jedoch dynamisch (d.h. mit dem aktuellen Stand aller Informationen aus dem WWS) aus dem Backend-System (d.h. von den WWS-Softwareentwicklern) produziert.

Modulare Plug and Play Lösungen gibt es nur in Hochglanzprospekten. Der Zeitaufwand wird fast immer unterschätzt, und kann leicht mehr als 90% der Gesamtkosten betragen. Wie realistisch die Aufwandsschätzungen aus der Planungsphase sind, lässt sich nur anhand eines überschaubaren Teilprojektes, das vorab realisiert wird, überprüfen.



Author: Sebastian
LastUpdate: March/21/2004





[1] Bereich des lokalen Netzwerkes, in dem Internettechnologie eingesetzt wird. Geeignet zur zentralen Verwaltung von Dokumenten, Programmhilfesystemen etc. Zugriff haben nur Mitarbeiter, Zugangsberechtigungen können wie im lokalen Netzwerk verwaltet werden.

[2] Bereich der externen Internetpräsenz, auf den nur eine geschlossene Benutzergruppe (wie z.B. Kunden oder Vertreter) Zugriff hat. Üblicherweise erweitert man im Extranet offene Bereiche um zusätzliche Funktionalität und Daten. Beispielsweise bietet eine produktspezifische einzelne Seite im Internet nur allgemeine Informationen und Abbildungen an, während im für Kunden zugänglichen Extranet auf der gleichen Seite auch die Verfügbarkeit angezeigt und eine Bestellmöglichkeit angeboten wird.

[3] Regelmässige eMail Rundschreiben an Kunden und auf der web site registrierter Interessenten (double opt-in).

[4] Für jeden zugänglicher Bereich der Internetpräsenz. Hier wird soviel Information angeboten, wie nötig um Interessenten zu binden, aber nicht genug, um Wettbewerbern Vorteile zu verschaffen. Jede einzelne Seite sollte für Internet-Suchmaschinen optimiert sein und auch Besucher mit langsamer Internetanbindung zufriedenstellen.

[5] WarenWirtschaftsSystem (WWS)

[6] MultiMedia Komponenten, z.B. Videos, Bilder u.s.w., die im web browser dargestellt werden können, ohne unbedingt plugIns (externe Programme, die der Besucher von der Herstellerseite herunterladen muss) zu benötigen.

[7] Elektronischer Datenaustausch, genormt (EDIFACT) und/oder individuell auf Geschäftspartner zugeschnitten.

[8] Stark verkleinertes Vorschaubild, verlinkt mit der Abbildung in Originalgrösse (Mausklick auf Thumbnail öffnet eine Seite mit dem web-optimierten Photo in Originalgrösse und einem PrintFormat-Link zum Download der unkomprimierten Bilddatei)

[9] Keep It Simple & Stupid

[10] Terminal des Benutzers; hier ist Rechner, Netzanbindung und Software gemeint

[11] Verantwortlich für das visuelle Look and Feel der web site

[12] Verantwortlich für Wartung und Betrieb der web site, dazu gehört die Betreuung externer Komponenten (fremde web server) und das Einbringen und Aktualisieren der Inhalte

[13] Verantwortlich für traffic management und Suchmaschinenoptimierung der web site. SEO = Search Engine Optimization

[14] Verantwortlich für Sicherheitsmaßnahmen, Datenkommunikation und Betriebsbereitschaft der inhouse Komponenten

[15] Verantwortlich für die Bereitstellung der Inhalte, die vom WebMaster eingefügt werden

[16] Verantwortlich für die Datenversorgung der FrontEnds und aller Transaktionen, i.d.R. die WWS-Softwareentwickler

[17] Markup-Language (‚Programmier-Sprache’), die dem web browser des Besuchers mitteilt, wie Texte, Bilder und andere Komponenten einer web page darzustellen sind.

[18] Programme, die objektbezogen HTML-Seiten (oder Komponenten von HTML-Seiten) basierend auf in Datenbanken gespeicherten Informationen ausgeben (z.B. eine Artikel-Seite aus Bestellnummer(n), beschreibenden Texten, verkaufsorientierten Texten und Verweisen auf MM-Komponenten wie Bilder und Thumbnails für den web browser aufbereiten).







Im Eigeninteresse angemerkt: Das Einschalten eines neutralen Beraters wird die Projektkosten dramatisch reduzieren. Alleine das Eliminieren von obsoleten Redundanzen sowie technikverliebter Effekthascherei kann viele Mann-Monate einsparen. Wenn der Berater die Materie aus dem EffEff kennt (was in meinem Fall bezogen auf sehr viele Branchen zutrifft), ist alleine der KnowHow-Transfer (in die verschiedenen Entwicklungsabteilungen und das Management) weit mehr wert als das Honorar.

Disclaimer: Es gibt keine absoluten Aussagen und keine Wahrheit außerhalb eines sehr eng definierten Kontextes. Der Kontext dieses Artikels versteht sich als 'Unternehmen nennenswerter Größe', d.h. alle Aussagen sind gemäss der Betriebsgröße und Umfang der Produktpalette anzupassen. Kleine Unternehmen mögen im web nach SmallBusiness-Solutions suchen, mein Fokus sind mittlere und große Firmen sowie Konzerne.

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